Una pregunta que con frecuencia realizan quienes tienen que invertir en la adquisición de tecnología para hacer más eficiente el negocio es “¿Cuál es la inversión ideal?”. Es una pregunta de difícil respuesta porque la inversión está muy relacionada con el plan de negocios de la compañía. Sin embargo hay ciertos parámetros que pueden emplearse.
Dado que los volúmenes de facturación de las empresas regionales son pequeños frente a las empresas estadounidenses o europeas, las latinoamericanas poseen menor presupuesto disponible para los proyectos. En muchos casos esto suele significar que no se puedan encarar proyectos con estándares del primer mundo ya que los recursos disponibles resultan insuficientes.
Al evaluar el costo de un proyecto, lo primero que se debe conocer son los factores que influyen en su conformación. Algunos de los ítems a considerar son:
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Conceptos
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Significado
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Consultoría previa
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Tareas
de asesoría para la evaluación y selección.
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Hardware
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Equipamiento
necesario. Servidores nuevos o actualización de los existentes, unidades de
disco nuevas, equipamiento de soporte o respaldo.
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Infraestructura técnica
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Red
de comunicaciones local; instalaciones de red en plantas, locales,
sucursales, depósitos de distribución; adecuaciones a la red eléctrica;
unidades de energía ininterrumpida; monitor de desempeño de la red.
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Herramientas
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Licencias
de bases de datos; licencias de compiladores; software de seguridad; software
de back up
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Licencias de software del ERP
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Autorización
de uso del producto o aplicación de negocios.
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Consultoría de implementación
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Tareas
necesarias para que el software de aplicación funcione en el entorno de su
empresa.
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Personalizaciones
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Adaptaciones
al software de aplicación Desarrollos de software
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Desarrollos especiales
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Son
programas necesarios para integrar el software de aplicación licenciado con
algún sistema que quedará funcionando en la empresa o para encarar la etapa
de transición entre los sistemas en uso y el software nuevo.
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Soporte
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Servicio
de asistencia pos implementación para dar respaldo ante posibles fallas o
errores del sistema.
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Mantenimiento
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Servicio
de actualización del software tanto de aplicación como de las herramientas.
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Recursos humanos
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Capacitación
del personal actual afectado al proyecto; capacitación funcional;
incorporación de nuevos perfiles.
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Aseguramiento de calidad
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Es
un asesoramiento externo para controlar la ejecución correcta del proyecto,
de acuerdo a los parámetros o métricas previstas.
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El tamaño de la empresa, y su complejidad, son los que determinan cuáles de los servicios complementarios deben ser parte del proyecto desde el inicio y en consecuencia, el presupuesto que debe preverse para la implementación de un ERP.
El presupuesto adecuado
No hay una regla fija para conocer cuál es el presupuesto adecuado que debe asignarse para un proyecto de software de aplicación. Sin embargo, hay algunas premisas que se utilizan con frecuencia:
- El gasto anual en Tecnología de Información (TI) debe guardar relación con la facturación de la empresa.
- La relación Inversión/ Facturación depende del tamaño de la empresa.
- Los salarios del personal afectado no se deben incluir en la relación.
Inversión como porcentaje de la facturación
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Tamaño |
% de la Facturación |
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Micro Empresa |
1,50% |
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Pequeña Empresa |
1,80% |
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Mediana Empresa |
2,00% |
Factores que influyen en el presupuesto
- Si la firma tiene mucha distribución geográfica es probable que deba invertir en la instalación de equipamiento e infraestructura en sus locales.
- Si la empresa desea darle acceso a la información a sus distribuidores o a sus clientes, debe considerar mayor inversión en seguridad y tecnología
