Fuente: Evaluando ERP
1. El compromiso de la Dirección en todas
las etapas del proyecto.
Habitualmente, la Dirección participa en la
definición general del modelo a seguir, y en elección del proveedor, pero
luego “deposita” el trabajo en el consultor. Y muchas veces, la
implementación del proyecto se ve entorpecida cuando, al ir bajando en el
organigrama, surgen temas puntuales para los que no hay indicaciones claras
sobre cómo avanzar. O, por el contrario, se avanza en un sentido que no es el
deseado por la Dirección, que se entera tarde de la decisión tomada.
Por eso, es necesario que los más altos niveles de
la empresa se involucren más profundamente, y no sólo para señalar cuál es
el camino que desean recorrer ante cada encrucijada sino, además, para lograr
agilidad en la toma de decisiones; motivar y comprometer al equipo de trabajo;
señalar la dirección del proyecto y la empresa y cumplir su rol de “agente
de cambio”.
2. El armado del equipo de proyecto
Para avanzar lo más rápidamente posible, por
parte de la empresa deben participar los “mejores” y no “los que no
tienen otra cosa para hacer”.
Este es un aspecto fundamental. Entendemos que
“los mejores” son realmente necesarios en las tareas que están llevando a
cabo, pero justamente por eso, son ellos – y no algún asistente que recién
comienza – quienes deben trabajar codo a codo con los consultores, explicando
cómo se realizan los procesos, y señalando las particularidades y los posibles
conflictos de cada sección y tarea, etc.
Por el mismo motivo, deben participar aquellos que
puedan tomar decisiones por sí mismos de una manera apropiada, o tener el
suficiente criterio para discernir cuando deben elevar la toma de la decisión.
También es importante que participen quienes
tienen espíritu crítico y voluntad de cambio, de modo que puedan señalar cuáles
son las mejoras necesarias en los procedimientos.
3. La comunicación
El proyecto debe ser debidamente comunicado a toda
la empresa, para despejar dudas y temores, y confirmar de qué manera afectará
a las tareas de todo el personal.
Es importante que haya información frecuente. Lo
ideal es que se produzcan informes de avance operativo semanales, de integración
de procesos en forma quincenal, y de Dirección en forma mensual.
Es útil implementar estrategias de comunicación
visual de las etapas del proyecto, y comunicar desde el área de RRHH en cuanto
a lo que se espera de cada persona que forma parte del equipo de proyecto.
4. La capacitación y entrenamiento
En primer lugar, se debe entrenar al equipo de
proyecto en la funcionalidad del sistema pero, además, la capacitación debe
impartirse lo antes posible a los usuarios finales en la funcionalidad que
ocuparán, en forma práctica y teórica (es decir, con material impreso). En la
medida en que el personal esté informado de la marcha del proyecto y de los
cambios en la forma de realizar sus tareas, se sentirá más seguro.
5. La clarificación del alcance
La Dirección debe establecer claramente el alcance
del proyecto y transmitirlo a toda la empresa. Para ello, en primer lugar debe
quedar claro cuáles son los procesos que NO están incluidos en el alcance del
proyecto, y cómo quedarán integrados (interfases). Es importante informar a
cada sector del personal de qué manera se verá afectado.
6. “Analysis Paralysis”
Hay una etapa en la cual se debe evitar el excesivo
análisis de cada definición, porque esto lleva a la parálisis y a NO tomar
ninguna decisión. Para esto, lo mejor es presentar los problemas de la forma
más simple y resumida posible, de forma que todos los involucrados
entiendan la decisión que se está tomando y determinar previamente cuál será
el tiempo máximo para tomar decisiones. En general, la etapa de análisis y
recopilación de información sobre los procesos no debe llevar más del 30 por
ciento del tiempo total que va a llevar la implementación. Si es necesario, más
adelante se podrán hacer algunos ajustes.
7. La “Limpieza de Datos”
En general, se determina que un viernes se concluirá
el trabajo con una modalidad y el lunes siguiente se comenzará a aplicar el
nuevo sistema. Por este motivo, el traspaso de la información debe hacerse en
ese fin de semana.
La etapa de migración de datos desde los sistemas
anteriores es una tarea ardua y de máximo detalle, que requiere de tiempo y
definiciones acertadas: hay información contable, de producción, de logística,
que hasta el último minuto va variando.
Es cierto que hay un cúmulo de datos que no son
“de último momento” y que se pueden comenzar a migrar antes (por ejemplo,
información histórica sobre distintos sectores). Sin embargo, aún en estos
casos surgen modificaciones o cuestiones de último momento, por lo que debe
nombrarse a un responsable de los datos de cada área, que asegure que la
información se encuentre disponible en tiempo y forma cuando el avance del
proyecto así lo requiera.
Observando estos 7 puntos, la empresa estará
correctamente encaminada para lograr una implementación exitosa.
